Acara: Pengendalian Intern atas Pelaporan Keuangan (PIPK) di lingkungan Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi
Waktu/Tempat: 25 sd 2 Februari 2023, di UPNV Yogyakarta
Tim IRJEN Kemendikbud:
1. Mustamar
2. Firwan Fajri
3. Agatha Yerika
Beberapa isian yang harus dijelaskan manajemen :
| A. | LINGKUNGAN PENGENDALIAN | ||||||
| 1 | Integritas, nilai etika, dan perilaku etis | ||||||
| a. | Apakah telah dilakukan sosialisasi yang memadai tentang kewajiban, larangan, dan sanksi dalam kode etik dan/atau aturan perilaku lainnya, termasuk kepada pegawai baru? | Y | Y | 1 | |||
| c. | Apakah pimpinan unit kerja memberikan sanksi kepada pegawai yang melanggar kode etik dan/atau aturan perilaku lainnya? | Y | Y | |||
| d. | Apakah pegawai mengetahui kewajiban dan larangan serta sanksi pelanggaran kode etik dan/atau aturan perilaku lainnya? | Y | Y | |||
| 2 | Kesadaran pimpinan unit kerja atas pengendalian dan gaya operasi yang dimiliki oleh pimpinan unit kerja | |||||
| a. | Apakah pimpinan unit kerja memiliki sikap yang selalu mempertimbangkan risiko dalam pengambilan keputusan? | Y | Y | |||
| b. | Apakah pimpinan unit kerja mendorong penerapan pengendalian intern di unit kerjanya? | Y | Y | Y | ||
| c. | Apakah pimpinan unit kerja memiliki sikap yang positif dan responsif terhadap pencapaian tujuan kegiatan/organisasi? | Y | Y | |||
| d. | Apakah pimpinan unit kerja memandang penting dan menindaklanjuti hasil pengawasan aparat pengawas intern, pengaduan, keluhan, dan pertanyaan dari pegawai dan masyarakat? | Y | Y | |||
| 3 | Komitmen terhadap kompetensi | |||||
| a. | Apakah terdapat proses untuk memastikan bahwa pegawai yang terpilih untuk menduduki suatu jabatan telah memiliki pengetahuan, keahlian, dan kemampuan yang diperlukan? | Y | Y | |||
| b. | Apakah unit kerja menyelenggarakan pelatihan dan pembimbingan untuk mempertahankan dan meningkatkan kompetensi pegawai? | Y | Y | Y | ||
| 4 | Struktur organisasi serta penetapan wewenang dan tanggung jawab | |||||
| a. | Apakah pimpinan dan pegawai mengetahui dan melaksanakan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya? | Y | Y | |||
| b. | Apakah wewenang diberikan kepada pegawai yang tepat sesuai dengan tingkat tanggung jawabnya dalam rangka pencapaian tujuan unit kerja? | Y | Y | Y | ||
| c. | Apakah pimpinan dan pegawai mengetahui dan bertanggung jawab atas pengendalian intern yang menjadi tanggung jawabnya? | Y | T | |||
| d. | Apakah jumlah pejabat/pegawai dalam suatu unit kerja telah sesuai dengan analisis beban kerja? | T | Y | - | ||
| 5 | Kebijakan dan praktik yang berkaitan dengan SDM | |||||
| a. | Apakah kebijakan dan praktik pembinaan sumber daya manusia pada unit kerja telah disosialisasikan dan diperbaharui secara terus menerus? | Y | Y | |||
| b. | Apakah pimpinan unit kerja memberikan panduan, penilaian, dan pelatihan kepada pegawai untuk memastikan ketepatan pelaksanaan pekerjaan, mengurangi kesalahpahaman, serta mendorong berkurangnya tindakan pelanggaran? | Y | Y | Y | ||
| c. | Apakah sudah dilaksanakan pemilihan diklat yang mengacu pada pedoman pelaksanaan diklat berbasis kompentensi? | Y | Y | Y | ||
| d. | Apakah sudah ada keterkaitan diklat yang dilaksanakan dengan pembinaan karir dan kinerja pegawai? | Y | Y | |||
| e. | Apakah pemberian sanksi telah dijalankan sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang berlaku | Y | Y | Y | ||
| B. | PENILAIAN RISIKO | |||||
| 1 | Sasaran unit kerja telah disusun dan dikomunikasikan | |||||
| Apakah sasaran unit kerja telah dikomunikasikan kepada seluruh pegawai? | Y | Y | Y | |||
| 2 | Telah dilakukan penilaian risiko yang meliputi perkiraan signifikansi dari suatu risiko, penilaian kemungkinan terjadinya, dan penanganannya | |||||
| a. | Apakah unit kerja telah mengidentifikasi risiko dalam pencapaian tujuan? | Y | ||||
| b. | Apakah unit kerja telah menganalisis dan mengevaluasi risiko dalam pencapaian tujuan? | Y | ||||
| c. | Apakah unit kerja telah melakukan penanganan risiko dalam pencapaian tujuan? | Y | ||||
| 3 | Adanya mekanisme untuk mengantisipasi, mengidentifikasi, dan bereaksi terhadap perubahan yang dapat menghasilkan dampak besar dan menyebar pada unit kerja | |||||
| a. | Apakah ada mekanisme untuk mengantisipasi, mengidentifikasi, dan bereaksi terhadap perubahan yang dapat menghasilkan dampak besar dan menyebar pada unit kerja? | Y | Y | Y | ||
| C. | KEGIATAN PENGENDALIAN | |||||
| 1 | Kebijakan dan prosedur yang dibutuhkan untuk pengendalian setiap kegiatan telah diterapkan secara tepat | |||||
| a. | Apakah telah dilakukan perbandingan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja yang dicapai setiap pegawai? | Y | Y | |||
| b. | Apakah laporan pencapaian kinerja telah disampaikan tepat waktu kepada pimpinan ? | Y | Y | |||
| 2 | Evaluasi atas perbedaan capaian kinerja dan pelaksanaan tindakan perbaikan yang tepat serta tepat waktu | |||||
| a. | Apakah unit kerja telah melaksanakan evaluasi atas pencapaian Indikator Kinerja Utama? | Y | Y | |||
| b. | Apakah ada tindak lanjut atas perbedaan capaian kinerja dengan kinerja yang direncanakan? | Y | Y | |||
| 3 | Adanya pemisahan atau pembagian tugas kepada pihak yang berbeda untuk mengurangi risiko kecurangan atau tindakan yang tidak layak | |||||
| a. | Apakah pimpinan unit kerja telah memperhatikan pemisahan tugas (segregation of duties) untuk mengurangi risiko terjadinya kecurangan atau tindakan yang tidak layak? | Y | Y | |||
| 4 | Pembatasan akses terhadap dokumen, catatan, asset, data, dan aplikasi | |||||
| a. | Apakah unit kerja telah mengatur pembatasan akses atas aset dan aplikasi yang dimiliki? | Y | Y | |||
| 5 | Adanya mekanisme otorisasi dan persetujuan terhadap transaksi dan kejadian penting | |||||
| a. | Apakah unit kerja telah memiliki mekanisme otorisasi dan persetujuan (approval) atas transaksi dan kejadian penting? | Y | Y | Y | Y | |
| 6 | Dokumentasi yang baik atas kegiatan | |||||
| a. | Apakah pelaksanaan kegiatan telah didukung dengan dokumentasi yang cukup dan tepat waktu? | Y | Y | |||
| D. | INFORMASI DAN KOMUNIKASI | |||||
| 1 | Sistem menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh unit kerja terkait baik informasi yang berasal dari dalam dan luar unit kerja secara akurat | |||||
| a. | Apakah informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan telah tersedia secara tepat waktu, akurat dan disampaikan kepada pihak yang tepat? | Y | Y | Y | ||
| 2 | Informasi tersedia bagi orang yang tepat dalam rincian yang cukup dan tepat waktu | |||||
| a. | Apakah informasi yang diperlukan bagi orang yang tepat dalam rincian yang cukup dan tepat waktu? | Y | Y | Y | Y | |
| 3 | Sistem informasi dikembangkan atau diperbaiki dengan berdasar pada rencana strategis unit kerja | |||||
| a. | Apakah unit kerja mengelola, mengembangkan, dan memperbarui sistem informasi untuk meningkatkan kegunaan dan keandalan komunikasi informasi secara terus menerus? | Y | ||||
| 4 | Unit kerja memastikan dan mengawasi keterlibatan pengguna dalam pengembangan, perbaikan, dan pengujian program/sistem informasi | |||||
| a. | Apakah seluruh pegawai telah menggunakan program/sistem informasi terkait dengan tugasnya? | Y | Y | Y | ||
| b. | Apakah pegawai sebagai end user telah diminta masukan dalam pengembangan, perbaikan, dan pengujian program/sistem informasi? | Y | Y | Y | ||
| c. | Apakah unit kerja menindaklanjuti saran dan masukan dari pegawai terkait pengembangan, perbaikan, dan pengujian program/sistem informasi? | Y | Y | Y | ||
| 5 | Telah disusun rencana pemulihan pusat data utama apabila terjadi bencana | |||||
| a. | Apakah data yang penting dalam sistem informasi di-back-up secara rutin? | Y | ||||
| 6 | Terdapat komunikasi yang efektif mengenai tugas dan tanggung jawab pengendalian yang dimiliki oleh masing-masing pihak | |||||
| a. | Apakah terdapat saluran komunikasi baik ke atas maupun kepada seluruh bagian organisasi mengenai: hal yang tidak diharapkan terjadi dalam pelaksanaan tugas beserta penyebab dan usulan perbaikannya, informasi yang negatif, perilaku yang tidak benar, atau penyimpangan? | Y | Y | Y | ||
| 7 | Terdapat saluran komunikasi untuk melaporkan adanya dugaan pelanggaran/ketidaktepatan dan informasi negatif | |||||
| a. | Apakah terdapat perlindungan bagi pegawai yang menyampaikan informasi yang negatif, perilaku yang tidak benar, atau penyimpangan? | Y | Y | Y | Y | |
| b. | Apakah ada alat komunikasi efektif yang menginformasikan hal-hal penting kepada seluruh pegawai? | Y | Y | Y | ||
| 8 | Adanya respon yang tepat waktu terhadap komunikasi yang diterima dari pengguna, rekanan, dan pihak eksternal lainnya | |||||
| a. | Apakah terdapat saluran komunikasi yang terbuka dan efektif dengan masyarakat, rekanan, konsultan, dan aparat pengawasan intern pemerintah serta kelompok lainnya yang bisa memberikan masukan yang signifikan terhadap kualitas pelayanan unit kerja? | Y | Y | Y | Y | |
| b. | Apakah ada strategi pelaksanaan dan jadwal kegiatan komunikasi dan informasi? (workplan, jadwal detil setiap tahun) | Y | Y | |||
| E. | PEMANTAUAN | |||||
| 1 | Terdapat mekanisme reviu atas pelaksanaan kegiatan pengendalian | |||||
| a. | Apakah terdapat prosedur yang mewajibkan pimpinan unit kerja untuk mereviu pelaksanaan pengendalian? | Y | Y | |||
| 2 | Telah diambil tindakan perbaikan terhadap kesalahan atau sebagai tanggapan atas rekomendasi dan saran perbaikan bagi unit kerja | |||||
| a. | Apakah terdapat prosedur yang dapat mendeteksi adanya pengendalian yang diabaikan? | Y | Y | Y | ||
| b. | Apakah terdapat prosedur yang meyakinkan bahwa tindakan perbaikan dilakukan tepat waktu ketika ditemukan penyimpangan? | Y | Y | Y | ||
| c. | Apakah ada monitoring dan evaluasi tindak lanjut permasalahan atau kendala dalam pelaksanaan koordinasi internal maupun eksternal? | Y | Y | Y | ||
| 3 | Terdapat prosedur untuk mendeteksi adanya pengendalian intern yang diabaikan | |||||
| a. | Apakah telah dilaksanakan reviu atas pelaksanaan pengendalian terutama pengendalian yang gagal mencegah atau mendeteksi adanya masalah yang timbul? | Y | Y | |||
| b. | Apakah setiap pengabaian tersebut telah mendapat persetujuan dari pimpinan unit kerja? | Y | Y | |||