Sesuai himbauan Dewan Pengawas dan Irjen Kemendikbud (21 September 2023) dan tugas SPI dalam Pengawasan Internal, maka SPI UPNV Yogyakarta melaksanakan pencermatan laporan SBSN UPNV Yogyakarta (Pembangunan Laboratorium Terpadu) di Kampus UPN Condong Catur, pada:
Hari/Tanggal : Selasa, 3 Oktober 2023
Waktu : 08.30 sd 15.00 wib
Tempat : Hotel Rohan, Ruang Jehan 2
dengan mengundang:
Tim DPUKP (Dinas Pekerjaan Umum Perumahan dan Kawasan Permukiman) DIY
Yang hadir :
1. Tim DPUKP (3 personil) : Tukir, ST, MM; Rahmadi, ST; dan M. Muallim, ST
2. Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan
3. Kepala SPI, Sekretaris SPI dan dan 3 anggota SPI (Dr. Sutoyo., M.Si; Dr. Ahmad Syariúdin., SE., M.Si; Dr. Yuni Siswanti., SE., M.Si; Agus Santosa, SE., MM; & Gita Askyta., SE., M.Si
4. Kepala Biro Umum dan Keuangan (Biro UK): Drs. Budi Katarina, M.Pd
5. Kepala UHTB : bambang Widiasmoro., SIP., MM
6. Kepala UPT Lab. Terpadu: Dr. Joko Susilo., MT dan tim (anggota): Tugino, Supriyono, Meita, Dewi, dan 3 lainnya
7. Wakil masyarakat : Wuri dan Eka
Hasil pencermatan dan komitmen yang disepakati:
1. Ada 4 dokumen yang disiapkan dari pihak UPNV Yogyakarta sejak penyusunan proposal dan sebagainya:
a. Dokumen Perencanaan
b. Dokumen Kontrak
c. Proses Kontrak Kritis
d. Penanganan Kontrak Kritis
e. Dokumen Pembayaran
f. Pemberian kesempatan 50 hari kalender
2. Tim pembangunan Lab Terpadu siap mengikuti semua masukan dari Tim DPUPKP, segera setelah acara hari ini selesai untuk menindaklanjuti dan segera menyampaikan hasil kerja untuk dikomunikasikan dengan Tim DPUPKP.
3. Kepala UPT Lab. Terpadu akan segera:
- Mengusahakan semua masukan dari Tim DPUPKP, masukan dari Kabiro UK, Kepala SPI
- Mengusulkan kepada ULP maupun rekan-rekan di Lab untuk membenahi pendokumentasian menjadi lebih baik, taat admisnitrasi, taat waktu, taat disiplinan: agar bisa terpenuhi
- Dari sisi pengadaan alat-alat lab, akan dibenahi: surat pemesanan, breakdown masing-masing alat pada masing-masing pembelian akan dilakukan. Sudah melakukan komunikasi dengan beberapa vendor untuk segera membreakdown. Ada bbrap vendor yang bersikukuh. Misal: sum MLA: UPS dianggap sebagai 1 paket. Lab terpadu meminta dibreakdown dengan harga tertentu, sehingga pada saat mau masuk ke BPK menjadi lebih mudah. Bila ada kerusakan, bisa mengajukan penggantian lebih mudah.
- Tempat alat-alat: memang secara SOP ketika diterima Un boxing, diikuti uji fungsi sebelum instalasi. Namun karena pembangunan gedung belum selesai, nanti akan dilaporkan kepada pimpinan: permasalahan-permasalahan ini.
- Segera menginformasikan 2 minggu ke depan: akan di list, bagaimana menempatkannya.
- kami sudah mencoba menyelesaikannya: salah satu ruang . Misal: dukungan AC. Untuk memelihara ruang tsb.
- Ada ruangan lain utnuk mengajukan permohonan AC ke ULP atau ke UPNVYK, namun sampai sekarang belum ada realisasinya.
- Beberapa hal yang memungkinkan:
- Lab Bahasa: ajukan penempatan
- Sport hall
- Di bagian bawah Lab Terpadu ada ruangan yang bisa dimanfaatkan lebih optimal, misalnya sebagai tempat peralatan laboratorium dans sebagainya, sehingga meskipun ada unit lain yang menginginkan ruangan tersebut, Lab Terpadu akan tetap berusaha mempertahankannya, mengingat tingkat kepentingan ruang tersebut cukup besar bagi kepentingan lab.
4. Kepala Biro Umum dan Keuangan: telah melakukan langkah-langkah strategis untuk mendukung proses pembangunan Lab Terpadu ini
a. Irjen belum melakukan audit. Ada beberapa hal yang perlu disempurnakan dengan komitmen bersama.
b. Mengharap Kepala Lab Terpadu: masukannya terkait pengadaan dicermati kembali. Dokumen disimpan di ULP. Bila ada audit, bisa langsung menunjukkan.
c. Bila menurut SPI, Biro Umum dan keuangan perlu mencari personil yang ahi di salah satu bidang terkait pembangunan lab terpadu ini, Biro UK siap segera melaksanakan.
d. Kabiro UK sudah mensiapkan data-data terkait pembangunan lab terpadu, termasuk penetapan anggaran dari Bapenas, penetapan anggaran dari Dikti, termasuk dari PU: ada personil baru. Perlu diperjelas siapa personil tersebut dan tugasnya apa.
Termasuk ketika penanganan SCM nya; Kabiro UK sudah mengurutkan prosesnya. Progres memang sedikit, karena ada perubahan di MK, termasuk alasan teknisnya dari MK, bisa disetujui.
Isu terkini: Pergantian PM. Dan sudah ada surat permohonan dari sana. Semula bu Lila, diganti Pak Bajak. Pak Bajak yang semula di K3, maka disesuaikan.
e. Ketika membuat undangan: di bagian bawah undangan dituliskan: tamu undangan dapat melihat progress pembangunannya, agar mengetahui secara langsung progresnya, bukan dari berita orang lain.
5. Kepala SPI UPNV Yogyakarta: pembangunan lab terpadu ini akan menjadi kebanggaan semua warga di UPNV Yogyakarta. Oleh karena itu dibutuhkan komitmen bersama dari semua pihak terkait (termasuk Manajemen UPNVYK) untuk mendukung proses ini, dengan niat yang terbaik untuk kepentingan institusi. Bila lab terpadu berhasil diselesaikan pembangunannya sampai dengan hampir 100% (bahkan 100%), maka harapannya berdampak pada pencapaian Indikator-Indikator Kerja Utama Perguruan Tinggi. Masukan dan evaluasi dari pihak eksternal, seharusnya kita terima dengan lapang dada dan segera ditindaklanjuti, sehingga pada tanggal 18 November 2023 insyaAllah pembangunan lab terpadu dapat diselesaikan. Aamiin yaa Rabbal Áalaamiin....