Acara: Bimteks Perencanaan, Rekrutmen, Seleksi dan Penempatan SDM menuju Organizational Agility-17 Mei 2023
Tempat: Hotel Rohan
Waktu: 17 Mei 2023
Penyelenggara: SPI
PIC: Anggota SPI-Sub SDM
Narsum: Dr. Aswin Eka Adhi., SP., M.Si (Badan Diklat DIY)
Peserta:
1. Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan
2. Kabiro Umum dan Keuangan
3. Kabiro AKPK (Plt)
4. Kepala SPI, Sekretaris SPI, anggota SPI (3 personil)
5. Para Dekan
6. Para Koordinator Prodi
7. Para Koordinator di lingkungan UPNVY
8. Para Kepala UPT
9. Anggota masyarakat (2 personil)
Isi Bimteks:
ORGANIZATIONAL AGILITY
Kelincahan organisasi (organizational agility) adalah kemampuan organisasi untuk menghadapi perubahan, yang sering terjadi secara tiba-tiba dalam lingkungan bisnis, melalui respons yang cepat dan inovatif yang menggunakan perubahan sebagai peluang untuk berkembang dan sukses (Lu dan Ramamurthy, 2011).
Kelincahan organisasi adalah kemampuan untuk mengubah aturan organisasi dan bisnis yang membuatnya lebih efektif dan efisien ketika beroperasi dalam menghadapi berbagai jenis hal yang perlu dilakukan organisasi (Hayes, 2003). Organisasi yang mampu beradaptasi memiliki peluang lebih besar untuk memperoleh keunggulan kompetitif dan mencapai tujuan strategis (Macheridis, 2009). Organisasi akan terus beradaptasi melalui restrukturisasi dan reengineering agar organisasi gesit dan bebas merespon perubahan lingkungan bisnis (Yaghoubi dan Dahmardeh, 2010). Struktur organisasi yang kreatif dan fleksibel diharapkan mampu menata kembali individu dan unit organisasi untuk memenuhi kebutuhan dan tujuan organisasi (Wang dan Ahmed, 2003).
Agility (kelincahan) organisasi adalah kemampuan mengidentifikasi peluang inovasi serta menangkap peluang pasar yang kompetitif dengan mengakumulasi aset, pengetahuan, dan relasi yang diperlukan secara cepat dan efisien. Tiga dimensi konstruksi kelincahan adalah kelincahan pelanggan, kelincahan kemitraan, dan kelincahan operasional (Sambamurthy et al., 2003).
Tujuan utama dari kelincahan organisasi (Kitzmiller et al., 2006) adalah untuk memberikan nilai yang memuaskan kepada pelanggan dengan cepat dan berkelanjutan. Hal ini diperlukan untuk mempertahankan keunggulan kompetitif organisasi dalam persaingan yang berorientasi pasar dan dalam lingkungan yang berubah. Organisasi yang mencoba membangun kelincahan cenderung beralih ke manufaktur kustom (Kidd, 1995) untuk menjadi inovatif dan proaktif, menjagakualitas, mengamankan keuntungan, dan mewujudkan fleksibilitas volume (Yusuf et al. 1, 1999).
Lu dan Ramamurthy, 2011; Hayes, 2003; Macheridis, 2009; Yaghoubi dan Dahmardeh, 2010; Wang dan Ahmed, 2003; Sambamurthy et al., 2003; Kitzmiller et al., 2006; Kidd, 1995; Yusuf et al. 1, 1999 dalam Marthalina (2022). Agility Organisasi Pasca Alih Jabatan Fungsional. Jurnal MSDA (Manajemen Sumber Daya Aparatur) Vol 10, No. 1, 2022, pp. 31-51 Webiste : http://ejournal.ipdn.ac.id/JMSDA/ DOI 10.33701/jmsda.v10i1.2502 .
PERENCANAAN SDM
Perencanaan sumber daya manusia adalah menaksir kebutuhan terhadap orang-orang dimasa mendatang baik jumlah dan tingkatan keahlian serta kecakapan, merumuskan dan menerapkan rencana untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tersebut melalui rekrutmen, pelatihan, pengembangan atau apabila perlu penciutan (pengurangan biaya-biaya), mengambil langkah untuk meningkatkan produktivitas dan tingkat kepemilikan serta untuk memperkenalkan fleksibilitas dalam mempekerjakan orang-orang (Armstrong, Michael, 1996).
Manajemen SDM adalah kebijakan-kebijakan dan kegiatan-kegiatan yang manusia butuhkan untuk membawa orang-orang ataupun aspek-aspek SDM pada satu posisi manajemen, termasuk merekrut, menyaring, melatih, memberi penghargaan dan menilai (Dessler, Gary. 2008). Tahapan perencanaan SDM, meliputi: 1) Mengumpulkan dan mengolah data perusahaan dan kepegawaian; 2) Melakukan penyusunan analisis jabatan; 3) Perkiraan dan perencanaan persediaan pegawai; 4) Perkiraan dan perencanaan kebutuhan pegawai; 5) Penyusunan neraca pegawai; (analisis kesenjangan antara persediaan dan kebutuhan pegawai; dan 6) Penyusunan program kepegawaian.
Perencanaan SDM merupakan upaya memproyeksikan berapa banyak karyawan dan macam apa yang dibutuhkan organisasi dimasa yang akan datang. Agar dalam pelaksanaan perencanaan SDM bisa berhasil, sedikitnya terdapat empat aspek perencanaan SDM yang harus diperhatikan/dilakukan yaitu: (1) berapa proyeksi jumlah karyawan yang dibutuhkan (forecasting of employees), (2) melakukan identifikasi SDM yang tersedia dalam organisasi (human resource audit), (3) melakukan analisis keseimbangan penawaran dan permintaan (demand and suplay analysis), serta (4) menjalankan program aksi (action program).
Mengapa perencanaan sumber daya manusia penting ?
- Kebutuhan akan SDM yang kompeten akan semakin terpenuhi.
- Meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan.
- Dapat semakin menghemat biaya dan anggaran perusahaan.
- Mendorong adanya perilaku yang semakin proaktif.
- Mendorong semakin terbangunnya system informasi SDM yang lebih akurat.
- Semakin terciptanya hubungan kerja yang harmonis dalam internal perusahaan.
Faktor-faktor yang mempengaruhi perencanaan SDM adalah:
- Lingkungan eksternal (perkembangan ekonomi, politik, social, hukum, teknologi, dan pesaing.
- Keputusan-keputusan organisasional (Renstra perusahaan dll).
- Faktor persediaan keryawan.
UU Nomor 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara (UU ASN-15 Januari 2014, 45 Hal):
Bagian Ketiga Manajemen PNS
Pasal 55:
(1) Manajemen PNS meliputi: a. penyusunan dan penetapan kebutuhan; b. pengadaan; c. pangkat dan jabatan; d. pengembangan karier; e. pola karier; f. promosi; g. mutasi; h. penilaian kinerja; i. penggajian dan tunjangan; j. penghargaan; k. disiplin; l. pemberhentian; m. jaminan pensiun dan jaminan hari tua; dan n. perlindungan.
(2) Manajemen PNS pada Instansi Pusat dilaksanakan oleh pemerintah pusat sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(3) Manajemen PNS pada Instansi Daerah dilaksanakan oleh pemerintah daerah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Paragraf 1 Penyusunan dan Penetapan Kebutuhan
Pasal 56:
(1) Setiap Instansi Pemerintah wajib menyusun kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS berdasarkan analisis jabatan dan analisis beban kerja.
(2) Penyusunan kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan untuk jangka waktu 5 (lima) tahun yang diperinci per 1 (satu) tahun berdasarkan prioritas kebutuhan. (3) Berdasarkan penyusunan kebutuhan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Menteri menetapkan kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS secara nasional.
Pasal 57:
Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara penyusunan dan penetapan kebutuhan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 diatur dengan Peraturan Pemerintah.
Paragraf 2 Pengadaan (Pasal 58-67)
Pasal 58:
(1) Pengadaan PNS merupakan kegiatan untuk mengisi kebutuhan Jabatan Administrasi dan/atau Jabatan Fungsional dalam suatu Instansi Pemerintah.
(2) Pengadaan PNS di Instansi Pemerintah dilakukan berdasarkan penetapan kebutuhan yang ditetapkan oleh Menteri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 ayat (3).
(3) Pengadaan PNS sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui tahapan perencanaan, pengumuman lowongan, pelamaran, seleksi, pengumuman hasil seleksi, masa percobaan, dan pengangkatan menjadi PNS.
REKRUTMEN
rekrutmen/rek·rut·men/ /rékrutmen/ n pengerahan, misalnya tenaga kerja: -- 2.262 TKI dan TKW oleh sebuah perusahaan tenaga kerja ke luar negeri membuktikan sulitnya lapangan kerja di tanah air (https://www.kbbi.web.id/rekrutmen).
Rekrutmen sebagaiusaha mencari dan mempengaruhi calon tenaga kerja agar mau melamar lowongan pekerjaan yang ditawarkan oleh suatu perusahaan (Hasibuan, 2007).
Rekrutmen adalah kegiatan untuk mendapatkan tenaga kerja baru untuk mengisi lowongan-lowongan jabatan yang ada pada unit-unit dalam perusahaan (Nurmansyah, 2011).
Rekrutmen adalah serangkaian aktivitas untuk mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi,kemampuan, keahlian, da pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian (Simamora, 2005).
Rekrutmen pada hakikatnya merupakan proses menentukan dan menarik pelamar yang mampu untuk bekerja dalan suatu perusahaan. Tujuan diadakannya rekrutmen adalah menrima pelamar sebnyak- banyakknya sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan perusahaan dari berbagia sumber pelamar, sehingga akan memungkinkan terjaring calon karyawan dengan kualitas tertinggi dan terbaik (Rivai dan Sagala, 2009).
Proses dimulai ketika pelamar dicari, dan berakhir ketika lamaran mereka diserahkan dan diterima oleh perusahaan. Hasilnya
berupa sekumpulan pelamar calon karyawan baru untuk diseleksi dan dipilih.
Hasil rekrutmen adalah sekumpulan pelamar kerja yang kemeudian akan diseleksi menjadi karyawan-karyawan baru diperusahaan.
Pengadaan PNS merupakan kegiatan untuk mengisi kebutuhan Jabatan Administrasi dan/atau Jabatan Fungsional dalam suatu Instansi Pemerintah. Pengadaan PNS di Instansi Pemerintah dilakukan berdasarkan penetapan kebutuhan yang ditetapkan oleh Menteri (Menpan RB). Pengadaan PNS dilakukan melalui tahapan perencanaan, pengumuman lowongan, pelamaran, seleksi, pengumuman hasil seleksi, masa percobaan, dan pengangkatan menjadi PNS (Pasal 58 UUAS).
Pengadaan calon PPPK merupakan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan pada Instansi Pemerintah (Ayat 1 Pasal 96 UUASN).
Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 Tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil
BAB II PENYUSUNAN DAN PENETAPAN KEBUTUHAN (Pasal 4-14)
Bagian Kesatu Umum
Pasal 4:
Penyusunan dan penetapan kebutuhan jumlah dan jenis Jabatan PNS dilakukan sesuai dengan siklus anggaran.
Pasal 14:
Dalam hal kebutuhan PNS yang telah ditetapkan pada Instansi Pemerintah tidak seluruhnya direalisasikan, Menteri dapat mempertimbangkan sebagai tambahan usulan kebutuhan PNS untuk tahun berikutnya.
BAB III PENGADAAN (Pasal 15-45)
Bagian Kesatu Umum
Pasal 15:
Pengadaan PNS di Instansi Pemerintah dilakukan berdasarkan pada penetapan kebutuhan PNS sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12.
Pasal 45:
Ketentuan lebih lanjut mengenai petunjuk teknis pengadaan PNS diatur dengan Peraturan Kepala BKN.
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Nomor 27 Tahun 2021 Tentang Pengadaan Pegawai Negeri Sipil (7 Juni 2021-45 Hal)
Pasal 2:
Pengadaan PNS bertujuan memperoleh PNS yang:
- memiliki karakteristik pribadi selaku penyelenggara pelayanan publik;
- mampu berperan sebagai perekat Negara Kesatuan Republik Indonesia;
- memiliki intelegensia yang tinggi untuk pengembangan kapasitas dan kinerja organisasi; dan
- memiliki keterampilan, keahlian, dan perilaku sesuai dengan tuntutan Jabatan.
BAB II JENIS PENETAPAN KEBUTUHAN PNS (Pasal 4)
BAB III KETENTUAN DAN PERSYARATAN UMUM (Pasal 5-7).
BAB IV KETENTUAN DAN PERSYARATAN KEBUTUHAN KHUSUS (Pasal 8-17)
BAB V PANSELNAS DAN TAHAPAN PENGADAAN (Pasal 18-57)
BAB VI PENDANAAN (Pasal 58)
BAB VII PENGAWASAN DAN PELAPORAN (Pasal 59-60)
BAB VIII KETENTUAN LAIN-LAIN (Pasal 61-62)
BAB IX KETENTUAN PENUTUP (Pasal 63-64).
SELEKSI SDM
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Nomor 27 Tahun 2021
Bagian Kedua Tahapan Pengadaan
Pasal 22:
Pengadaan PNS dilakukan melalui tahapan:
- perencanaan;
- pengumuman lowongan;
- pelamaran;
- seleksi;
- pengumuman hasil seleksi;
- pengangkatan calon PNS dan masa percobaan calon PNS; dan
- pengangkatan menjadi PNS.
Bagian Ketiga Perencanaan
Pasal 23:
(1) Perencanaan pengadaan PNS paling sedikit meliputi: a. jadwal pengadaan PNS; dan b. prasarana dan sarana pengadaan PNS.
(2) Jadwal pengadaan PNS sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a ditetapkan oleh PPK dan Ketua Panselnas sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing.
(3) Jadwal sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditembuskan kepada Menteri.
(4) Prasarana dan sarana pengadaan PNS sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b paling sedikit meliputi: a. prasarana yang
berupa peraturan, pedoman, petunjuk teknis pelaksanaan pengadaan PNS; b. sarana yang diperlukan untuk pelaksanaan pengadaan PNS; dan c. prasarana dan sarana bagi pelamar.
Bagian Keenam: Seleksi
Paragraf 1 Tahapan Seleksi
Pasal 31:
Seleksi pengadaan PNS sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 huruf d terdiri atas 3 (tiga) tahap, yaitu: a. seleksi administrasi; b. SKD; dan c. SKB.
Paragraf 2 Seleksi Administrasi (Pasal 32-34)
Pasal 32:
(1) Seleksi administrasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 huruf a dilakukan untuk memverifikasi kesesuaian antara dokumen yang diunggah/disampaikan oleh pelamar dengan persyaratan pelamaran.
(2) Seleksi administrasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh panitia seleksi instansi.
(3) Panitia seleksi instansi harus mengumumkan hasil seleksi administrasi secara terbuka.
(4) Dalam hal dokumen pelamaran sebagaimana dimaksud ayat (1) tidak memenuhi persyaratan administrasi, pelamar dinyatakan tidak lulus seleksi administrasi. (5) Pelamar yang lulus seleksi administrasi mengikuti SKD.
Paragraf 4 SKD (Pasal 35-40)
Pasal 35:
(1) SKD sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 huruf b menggunakan sistem CAT yang diselenggarakan oleh BKN.
(2) SKD sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan untuk menilai kesesuaian antara kompetensi yang dimiliki oleh pelamar dengan standar kompetensi dasar PNS.
(3) SKD sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. tes wawasan kebangsaan; b. tes intelegensia umum; dan c. tes karakteristik pribadi.
Pasal 36:
Tes wawasan kebangsaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 35 ayat (3) huruf a bertujuan untuk menilai penguasaan pengetahuan dan kemampuan mengimplementasikan: a. nasionalisme, dengan tujuan mampu mewujudkan kepentingan nasional melalui cita-cita dan tujuan yang sama dengan tetap mempertahankan identitas nasional; b. integritas, dengan tujuan mampu menjunjung tinggi kejujuran, ketangguhan, komitmen dan konsistensi sebagai satu kesatuan sikap untuk mencapai tujuan nasional; c. bela negara, dengan tujuan mampu berperan aktif dalam mempertahankan eksistensi bangsa dan negara; dan d. pilar negara, dengan tujuan mampu membentuk karakter positif melalui pemahaman dan pengamalan nilai-nilai dalam Pancasila, Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, Negara Kesatuan Republik Indonesia dan Bhinneka Tunggal Ika.
Paragraf 7 SKB (Pasal 41-49)
Pasal 41:
(1) SKB sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 huruf c dilakukan untuk menilai kesesuaian antara kompetensi bidang yang dimiliki oleh pelamar dengan standar kompetensi bidang sesuai dengan kebutuhan Jabatan. (2) Pelamar yang dinyatakan lulus SKD sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (3) mengikuti SKB. (3) SKB sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menggunakan sistem CAT yang diselenggarakan oleh BKN.
Pasal 42:
(1) Materi SKB sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 ayat (3), untuk Jabatan Fungsional disusun oleh instansi pembina Jabatan Fungsional dan diintegrasikan ke dalam bank soal pada sistem CAT yang diselenggarakan oleh BKN. (2) Materi SKB sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 ayat (3), untuk Jabatan pelaksana yang bersifat teknis dapat menggunakan soal SKB yang sesuai atau masih satu rumpun dengan Jabatan Fungsional terkait.
Pasal 43:
Selain Materi SKB dengan sistem CAT yang diselenggarakan oleh BKN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42, materi SKB dapat berupa: a. psikotest; b. tes potensi akademik; c. tes kemampuan bahasa asing; d. tes kesehatan jiwa; e. tes kesegaran jasmani/tes kesamaptaan; f. tes praktek kerja; g. uji penambahan nilai dari sertifikat kompetensi; h. wawancara; dan/atau i. tes lain sesuai persyaratan Jabatan.
PENEMPATAN SDM
Pengertian Penempatan:
- Penempatan/pe·nem·pat·an/nproses, cara, perbuatan menempati atau menempatkan: ~ petugas secara sembarangan dapat mengakibatkan kekacauan (https://kbbi.web.id/tempat).
- Penempatan merupakan penugasan atau penugasan kembali dari seorang karyawan pada sebuah pekerjaan baru. Kebanyakan keputusan penempatan dibuat oleh manajer lini (Irham Fahmi, 2017).
- Penempatan merupakan proses atau pengisian jabatan atau penugasankembali pegawai pada tugas atau jabatan baru atau jabatan yang berbeda”. Berdasarkan definisi di atas, dapat dipahami bahwa penempatan adalah proses pengisian jabatan atau penugasan kembali seorang pegawai pada tugas atau sebuah pekerjaan baru atau jabatan yang berbeda (Danang Sunyoto, (2012).
- Penempatan pegawai merupakan tindak lanjut dari seleksi, yaitu menempatkan calon pegawai yang diterima (lulus seleksi) pada jabatan/pekerjaan yang membutuhkannya dan sekaligus mendelegasikan authority kepada orang tersebut (Hasibuan, 2001) ”.
- Placement means matching or fitting a persons qualifications and jobs requirement (penempatan berarti menyesuaikan atau mencocokkan kualifikasi individu dengan tuntutan pekerjaan (Sikula, 1981).
- Penempatan (placement) berkaitan dengan pencocokan seseorang dengan jabatan yang akan dipegangnya (Schuler dan Jackson, 1997).
- Penempatan adalah menempatkan seseorang pada posisi yang tepat (Mathis dan Jackson, 2001).
- Penempatan karyawan berarti mengalokasikan para karyawan pada posisi kerja tertentu, hal ini khusus terjadi pada karyawan baru. Kepada karyawan lama yang telah menduduki jabatan atau pekerjaan termasuk sasaran fungsi penempatan karyawan dalam arti mempertahankan pada posisinya atau memindahkan pada posisi yang lain. Dengan demikian penempatan dalam kaitan ini meliputi promosi, transfer, dan demosi” (Rivai, 2004) .
- Penempatan tenaga kerja adalah proses pemberian tugas danpekerjaan kepada tenaga kerja yang lulus seleksi untuk dilaksanakan sesuai ruang lingkup yang telah ditetapkan, serta mampu mempertanggungjawabkan segala risiko dan kemungkinankemungkinan yang terjadi atas tugas dan pekerjaan, wewenang, serta tanggung jawabnya (Sastrohadiwiryo, 2002).
- Penempatan karyawan adalah untuk menempatkan karyawan sebagai unsur pelaksana pekerjaan pada posisi yang sesuai dengan kemampuan, kecakapan dan keahliannya (B. Siswanto Sastrohadiryo yang dikutip oleh Suwatno, 2003)
- Penempatan pegawai tidak sekedar menempatkan saja, melaikan harus mencocokan dan membandingkan kualifikasi yang dimiliki pegawai dengan kebutuhan dan persyaratan dari suatu jabatan atau pekerjaan, sehingga the right man on the right job tercapai (Yuniarsih dan Suwatno, 2013) .