SATUAN PENGAWASAN INTERNAL
UPN "VETERAN" Yogyakarta

Acara   : Bimteks Manajemen ASN Berdasar UU No. 20/2023 dan Audit Sumberdaya Manusia di Lingkungan UPN "Veteran" Yogyakarta (Tahap 2)

Waktu  : Jumat, 16 Februari 2024 

Tempat : Hotel Rohan, Yogyakarta

Narsum : Dr. Aswin Eka Adhi, SP., M.Si

Peserta  : Semua personil kepegawaian

               Kepala SPI, Sekretarsi SPI dan 3 anggota SPI

               Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan (Memberikan pengarahan dan Membuka Bimteks)

Penangggung Jawab Acara: SPI, SUb. SDM

Catatan:

Narsum juga menjelaskan pentingnya memahami pedoman audit kepegawaian, yang dapat dicermati pada Peraturan Kepala BKN No. 15/ 2011 tentang Pedoman Audit Kepegawaian sebagai berikut:

Audit Kepegawaian adalah audit atas implementasi kebijakan peraturan perundangundangan di bidang kepegawaian yang dilakukan oleh instansi pemerintah baik di pusat maupun di daerah (Angka 2 Pasal 1).

Tahapan Kegiatan

Kegiatan audit kepegawaian dilakukan sesuai tahapan sebagai berikut:

1. rnengurnpulkan rnateri yang cukup sebagai objek pelaksanaan audit;
2. rnelakukan identifikasi atas segala bukti rnateri yang dikurnpulkan;
3. rnenganalisis lebih rnendalarn segala bukti rnateri yang telah diidentifikasi;
4. rnernbuat kesirnpulan atas hasil analisa yang telah dilakukan;
5. rnernbuat rencana tindak lanjut atas kesernpatan yang ditetapkan; dan
6. rnernbuat rekornendasi atas hasil pelaksanaan audit untuk pengambilan keputusan.

Aspek Audit Kepegawaian

Audit kepegawaian dilakukan terhadap irnplementasi kebijakan manajemen kepegawaian, yang rneliputi pelaksanaan :

1. Forrnasi PNS.
2. Pengadaan Calon PNS.
3. Penetapan kenaikan pangkat PNS.
4. Pengangkatan, pemindahan dan pemberhentian PNS dalam dan dari jabatan struktural.
5. Penetapan Pemberhentian sebagai PNS.
6. Pengawasan standar kornpetensi jabatan struktural PNS..
7. Disiplin PNS.

Contoh: Audit Forrnasi PNS

1. Manajemen Formasi PNS mengacu pada norma, standar dan prosedur yang ditetapkan dalam:
2. Peraturan Pernerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003.
3. Keputusan Kepala BKN Nomor 09 Tahun 2001 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003.
4. Keputusan Kepala BKN Nomor 26 Tahun 2004 tentang ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pernerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003.
5. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nornor 108lM.PAN11012005 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil.
6. Hal-hal administrasi yang diperlukan dalam pelaksanaan audit Formasi PNS :
7. Surat Keputusan PPK Pusat tentang usulan penetapan Formasi kepada Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Kepala BKN paling lambat akhir Februari setiap tahun anggaran.
8. Usulan Penetapan Formasi PNS Pusat, melarnpirkan : 1) penyusunan bezetting PNS (jumlah kekuatan PNS yang ada); 2) pengolahan formasi PNS dalam tahun anggaran yang bersangkutan menurut golongan ruang; 3) daftar usul formasi PNS menurut pangkaffgolongan ruang dalam tahun anggaran yang bersangkutan; 4) daftar kebutuhan PNS rnenurut jabatan pada tahun anggaran yang bersangkutan; 5) susunan jabatan struktural dan fungsional yang diduduki oleh PNS yang memiliki golongan ruang IVla ke atas; 6) daftar usul PNS pada pewakilan RI di luar negeri (home staff) dalam tahun anggaran yang bersangkutan, bagi instansi yang merniliki perwakilan di luar negeri dan memilikilmemerlukan PNS sebagai home stae 7) daftar usul formasi Pegawai yang bekerja pada perwakilan RI di luar negeri (local staff) dalam tahun anggaran yang bersangkutan, bagi instansi yang memiliki perwakilan di luar negeri dan memilikilmemerlukan Pegawai sebagai local staff; 8) daftar PNS yang diperbantukan pada PerwakilanlBadan Internasional; 9) daftar Kebutuhan Tenaga Kesehatan dalam tahun anggaran yang bersangkutan; 10)daftar kebutuhan Tenaga Guru dalam tahun anggaran yang bersangkutan; 11) daftar keadaan PNS yang dipekerjakan dan diperbantukan pada Daerah Otonom, Yayasan, Badan-badan swasta, Badan lain yang ditentukan Pemerintah; 12) daftar jumlah PNS
9. Keputusan Kepala BKN Nomor 09 Tahun 2001 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003.
10. Keputusan Kepala BKN Nomor 26 Tahun 2004 tentang ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pernerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003.
11. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nornor 108lM.PAN11012005 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil.
12. Hal-hal administrasi yang diperlukan dalam pelaksanaan audit Formasi PNS :
13. Surat Keputusan PPK Pusat tentang usulan penetapan Formasi kepada Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Kepala BKN paling lambat akhir Februari setiap tahun anggaran.
14. Usulan Penetapan Formasi PNS Pusat, melarnpirkan : 1) penyusunan bezetting PNS (jumlah kekuatan PNS yang ada); 2) pengolahan formasi PNS dalam tahun anggaran yang bersangkutan menurut golongan ruang; 3) daftar usul formasi PNS menurut pangkaffgolongan ruang dalam tahun anggaran yang bersangkutan; 4) daftar kebutuhan PNS rnenurut jabatan pada tahun anggaran yang bersangkutan; 5) susunan jabatan struktural dan fungsional yang diduduki oleh PNS yang memiliki golongan ruang IVla ke atas; 6) daftar usul PNS pada pewakilan RI di luar negeri (home staff) dalam tahun anggaran yang bersangkutan, bagi instansi yang merniliki perwakilan di luar negeri dan memilikilmemerlukan PNS sebagai home stae 7) daftar usul formasi Pegawai yang bekerja pada perwakilan RI di luar negeri (local staff) dalam tahun anggaran yang bersangkutan, bagi instansi yang memiliki perwakilan di luar negeri dan memilikilmemerlukan Pegawai sebagai local staff; 8) daftar PNS yang diperbantukan pada PerwakilanlBadan Internasional; 9) daftar Kebutuhan Tenaga Kesehatan dalam tahun anggaran yang bersangkutan; 10)daftar kebutuhan Tenaga Guru dalam tahun anggaran yang bersangkutan; 11) daftar keadaan PNS yang dipekerjakan dan diperbantukan pada Daerah Otonom, Yayasan, Badan-badan swasta, Badan lain yang ditentukan Pemerintah; 12) daftar jumlah PNS yang berhenti, pensiun, dan rneninggal dunia pada tahun anggaran sebelumnya, serta jumlah PNS yang mencapai BUP dalarn tahun anggaran bersangkutan; dan 13) peta Jabatan.

1. Keputusan Kepala BKN tentang pembentukan tim kerja kepegawaian mengenai pembahasan pertimbangan Kepala BKN tentang usulan penetapan formasi.
2. Keputusan Pertimbangan Kepala BKN tentang usulan penetapan formasi kepada Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara.
3. Keputusan PPK Kabupaten/Kota tentang usulan persetujuan formasi kepda Menpan dan Kepala BKN melalui Gubernur paling lambat Akhir Februari setiap tahun anggaran.
4. Keputusan Gubernur tentang usulan persetujuan penetapan Formasi Pemerintah Propinsi dan Pemerintah Daerah KabupatenlKota kepada Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Kepala BKN paling lambat akhir Maret.
5. Pengajuan usulan persetujuan formasi Daerah, melampirkan : 1) penyusunan bezetting PNS (jumlah kekuatan PNS yang ada); 2) pengolahan formasi PNS dalam tahun anggaran yang bersangkutan menurut golongan ruang; 3) daftar usul formasi PNS menurut pangkatlgolongan ruang dalam tahun anggaran yang bersangkutan; 4) daftar kebutuhan PNS menurut jabatan pada tahun anggaran yang bersangkutan; 5) susunan jabatan struktural dan fungsional yang diduduki oleh PNS yang memiliki golongan ruang lVla ke atas; 6) daftar Kebutuhan Tenaga Kesehatan dalam tahun anggaran yang bersangkutan; 7) daftar kebutuhan Tenaga Guru dalam tahun anggaran yang bersangkutan; 8) daftar keadaan PNS yang dipekerjakan dan diperbantukan pada satuan organisasi pemerintah lainnya, Yayasan, Badan-badan swasta, Badan lain yang ditentukan Pemerintah menurut golongan ruang; 9) daftar rencana penarikan kembali tenaga perbantuan dari Daerah Otonom lainlinstansi lain ke Daerah dalam tahun anggaran yang bersangkutan; 10) daftar jumlah PNS yang yang berhenti, pensiun, dan meninggal dunia pada tahun anggaran sebelumnya, serta jumlah PNS yang mencapai BUP dalam tahun anggaran bersangkutan; dan 11) Peta Jabatan.
   1. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi tentang Penetapan Formasi PNS Pusat setelah mendapatkan pertimbangan tertulis Kepala BKN paling lambat akhir Juni.
   2. i. Keputusan Gubernur tentang Penetapan Formasi PNS Daerah setelah mendapat persetujuan tertulis dari Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi berdasarkan pertimbangan tertulis dari Kepala BKN paling lambat akhir Juli.
   3. Realisasi jabatan Calon PNS yang telah ditetapkan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi dan Birokrasi yang dilaksanakan oleh instansi pusat/provinsilkabupatenlkota.

   Catatan:

   Contoh audit aspek formasi PNS berdasarkan Perka BKN tahun 2011 ini harus di update karena kebijakan/NSPK nya sudah banyak yang berubah, namun secara substansi masih relevan dan bagus.

 Output Bimteks Tahap 1 dan 2 ini adalah:

1. Feed back pengisian kuesioner audit SDM yang dikirimkan oleh SPI Sub SDM kepada Koordinator Kepegawaian dan tim nya untuk diisi sesuai realita yang sesungguhnya. Hasil ini kemudian direkap oleh SPI untuk dilaporkan kepada Rektor.

2. Rancangan / draft penyusunan Buku Audit SDM di Lingkungan UPNV Yogyakarta, untuk dapat dijadikan pedoman bagi SPI dalam melakukan Audit terkait bidang SDM/Kepegawaian.

3. Rancangan renbang SDM